ECM, eller Enterprise Content Management, handlar om ett problem som egentligen har funnits sedan långt innan datorn gjorde sitt intåg – att hitta ett sätt att komma åt all den information och kunskap som finns inom en organisation. Var sig det är en skola, en fabrik eller ett företag med representation i många länder så finns det många problem som är desamma: att samla strukturerad och ostrukturerad information på ett säkert sätt från att den skapas till att den för tillfället inte behövs och därför kan arkiveras.Tidigare fanns den mesta av den dolda informationen svåråtkomlig i huvudet hos företagets chefer, kamrerer och specialister inom olika områden: allt ifrån ingenjörer till skickliga svarvare. Dessutom ofta som enda kunskapskälla, vilket innebar att om någon blev sjuk, slutade eller dog så var informationen och kunskapen inte åtkomlig eller till och med förlorad för alltid.Ändå var det här förhållandevis lätthanterliga mängder som framsynta ledare kunde se till att de dokumenterades eller vidarebefordrades via olika mentorsprogram. I dagens värld utbyts emellertid sådana oerhörda mängder information per minut att alltfler inser vikten av att ha ett väl genomtänkt system för att samla in eller åtminstone ha kontroll var viktig information finns – informationshantering.Även myndigheter ställer allt hårdare krav på att dokumentera förändringar – speciellt för den offentliga sektorn, bank & finans, försäkring, energi och sjukvård. Därför har många företag inrättat en ny funktion för att ta hand om det området – Chief Compliance Officer (CCO).Kort sagt, det är det som är meningen med en bra ECM-lösning, att: all information finns tillgänglig för alla – om de är behöriga och behöver den.
I molnet
Med en molntjänst kan du komma åt ditt företagskonto från snart sagt hela världen. Mycket populärt idag men trots kryptering ligger företagets hemligheter lagrad hos en tredje part.Tveksamheter kring hur säker informationen är har fått intresset för säkrare system att komma tillbaka.
På egen server
Det här anses idag lite dammigt och omodernt. Men har du ett företag där kraven på säkerhet är höga finns fortfarande inget som slår en egen server som bara egen personal kommer åt.
Server på intranät
En än mer säker metod är att ha företagets information på en server utan några som helst anslutningar till internet, där enda åtkomst är via företagets egna intranät.