Ett affärssystem behöver kunna följa verksamhetens flöden utan att skapa onödiga avbrott mellan försäljning, lager, inköp, ekonomi och digital handel. När informationen finns utspridd i flera separata system ökar behovet av överföringar, manuella kontroller och externa integrationer. Ett molnbaserat och helintegrerat system kan i stället samla centrala funktioner i en gemensam lösning där informationen uppdateras löpande. För butiker, kedjor, grossister och e-handelsföretag innebär det att verksamhetens olika delar kan arbeta med samma data och följa affären från de första kundkontakterna till leverans, betalning och bokföring.
Ett system som samlar verksamhetens centrala flöden
Genesis IT har utvecklat det molnbaserade affärssystemet iFenix för verksamheter med behov av att samla flera delar av affären i samma flöde. Systemet kombinerar ERP-funktioner med e-handel, kassa och lagerhantering. Informationen uppdateras i realtid, vilket ger användarna tillgång till aktuella uppgifter inom exempelvis försäljning, logistik och ekonomi. Lösningen är abonnemangsbaserad och kan användas av enskilda butiker, större kedjor, franchiseverksamheter, grossister och företag med webbhandel.
Den helintegrerade strukturen innebär att funktionerna inte behöver behandlas som fristående delar. En order kan skapas i affärssystemet, ute på fältet via en app eller direkt av kunden på webben. Orderinformationen kan sedan kopplas till lager, beställningar, leveranser, fakturering och bokföring. På samma sätt kan produktdata, kunduppgifter och priser användas i flera delar av systemet utan att samma information behöver registreras separat i varje kanal.
iFenix är utvecklat för att vara flexibelt och skalbart. Det gör att systemet kan anpassas efter både nischade verksamheter med särskilda arbetssätt och bredare handelslösningar. Ett mindre företag kan börja med de funktioner som behövs i den aktuella verksamheten, medan en kedja eller grossist kan arbeta med flera butiker, lagerställen och organisatoriska enheter. Systemet är samtidigt byggt för att kunna följa med när verksamheten förändras eller växer.
Realtidsinformationen är en central del av upplägget. När data uppdateras i samma system får olika funktioner en gemensam bild av exempelvis lagersaldo, orderstatus, försäljning och ekonomi. Det minskar avståndet mellan det som sker i butik, lager, webbhandel och administration. Användarna kan därmed arbeta utifrån information som speglar det aktuella läget i stället för att förlita sig på separata rapporter eller manuellt sammanställda underlag.
Affärssystem för butiker och kedjestrukturer
För en enskild butik omfattar iFenix funktioner för hela butiksflödet. Kassasystemet används i en webbläsare och kan köras som traditionell kassa eller mobil kassa. Produkter och kunder kan sökas fram i kassaläget, och systemet stödjer flera betalsätt. Kontant betalning, faktura, presentkort och Swish kan hanteras, samtidigt som betalningar kan delas upp mellan olika betalningssätt. För fakturakunder är orderfunktionen integrerad med kassan.
Butikens varuflöde kopplas samman med inköp, lager och produktinformation. Beställningar kan skapas manuellt, genom beställningsförslag, via appen eller utifrån en kundorder. Inleveranser och utleveranser hanteras i separata funktioner, och inventering kan registreras direkt i systemet eller via app. Det finns även stöd för lagerändringar, exempelvis vid kassationer eller egna uttag, så att lagersaldot kan följas genom sökbara historiska transaktioner.
För butikskedjor och franchiseverksamheter blir den centrala styrningen särskilt viktig. iFenix ger möjlighet att hantera artiklar, leverantörer, priser och annan information gemensamt för flera enheter. En modern produktdatabas kan ta emot och hantera stora mängder produktinformation och transaktioner. Sortiment, prislistor och kampanjer kan styras utifrån olika försäljningsställen, lager eller tidsperioder, samtidigt som lokala enheter arbetar i samma övergripande system.
Kedjor kan också använda systemets funktioner för flerföretagsstöd och central kontroll. Produktdata kan uppdateras och göras tillgänglig för valda butiker eller lagerställen, medan prissättningen kan anpassas efter bland annat kund, ordertyp, enhet och datum. Kampanjprodukter samlas i en överskådlig vy och kopplas till styrda kampanjperioder och priser. Det ger en gemensam grund utan att alla enheter behöver arbeta på exakt samma sätt.
För franchiseverksamheter lyfts tidsbesparande funktioner och central kontroll fram som viktiga delar. När artiklar, leverantörer och priser behöver hanteras inom en gemensam struktur kan systemet skapa en tydligare fördelning mellan centrala beslut och lokal användning. Informationen kan göras tillgänglig i butikernas dagliga flöden, samtidigt som organisationen behåller en samlad bild av verksamheten.
Lager logistik och försäljning för grossister
Grossistverksamheter behöver ofta kontroll över varor, lager och information på ett eller flera lagerställen. iFenix samlar inköp, beställningar, inleveranser, utleveranser och lageruppföljning i samma lösning. Beställningar kan skickas elektroniskt till leverantören via EDI eller via e-post. Ordererkännanden kan kopplas till beställningen, och underlaget kan senare användas för matchning mot leverantörsfakturan.
Kundorder och beställningar följer ett sammanhängande flöde. När en vara behöver anskaffas kan beställningen kopplas till den bakomliggande kundordern. Systemet hanterar olika statusar och ger stöd för administration av beställningar utifrån flera parametrar. Inleveranser kan registreras och kopplas till aviseringar via e-post eller sms, vilket gör att informationen kan följa varan genom flera steg.
Lagerhanteringen omfattar både löpande saldokontroll och inventering. Inventeringsflödet innehåller registrering, kontroll av differenser och efterkontroll. Historiska inventeringar kan sökas fram vid uppföljning och felsökning. I appen kan användaren dessutom få påminnelser när det är dags att inventera utifrån ett bestämt intervall eller i samband med en beställning.
Transporter och utkörningar kan planeras genom en kalenderfunktion och orderlista. Leveranser kopplas till orderinformation, datum, tid och leveransadress. Systemet visar även om leveransen förväntas kunna genomföras enligt den angivna tiden. För verksamheter som arbetar med flera lager eller omfattande varuflöden skapar detta en koppling mellan order, lagerarbete och den slutliga transporten till kunden.
Försäljningsfunktionerna omfattar offert, order, prissättning och kundhantering. I offert- och orderflödet går det att söka fram kunder och produkter, kontrollera lagersaldo, hantera priser och bifoga dokument. Order kan skapas av personalen, av säljare i appen eller av kunden via webbhandeln. Därmed kan grossistens försäljning hanteras från flera ingångar utan att varje kanal behöver ha ett separat orderflöde.
Integrerad webbhandel och beslutsstöd i realtid
iFenix e-handel är integrerad med affärssystemet och är utformad för att fungera utan separata tredjeparter och omfattande integrationsprojekt. Företagets publika webbplats kan hanteras i systemet och visa produkter, priser, lagerstatus och nyheter. Lösningen är responsiv och kan användas på både datorer och mobila enheter. Det finns även stöd för skräddarsydd design när standardlösningen inte motsvarar verksamhetens behov.
För företagskunder kan webbhandeln innehålla inloggade sidor med utökad funktionalitet. Kunden kan få tillgång till orderhistorik, fakturor, offerter och orderläggning. För konsumenthandel finns möjlighet att koppla betallösningar och visa produkter genom Google Shopping. Webbhandeln kan även lämna statistikdata till Google Analytics, så att företagets digitala aktivitet kan följas.
När webb, kassa och lager använder samma produktinformation blir det enklare att hålla uppgifter om sortiment, priser och lagersaldo aktuella i flera kanaler. En produkt som säljs i butik och på webben behöver inte hanteras i helt separata register. Samma grunddata kan användas i kassasystemet, orderflödet, produktdatabasen och webbhandeln. Det bidrar till att försäljningen kan följas som en gemensam process även när kunden möter företaget genom olika kanaler.
Systemets dynamiska data ger beslutsstöd inom inköp, försäljning och ekonomi. Användaren kan söka, sortera och filtrera information samt skapa rapporter som sparas och delas inom organisationen. Försäljningssiffror kan analyseras utifrån period, omsättning, täckningsbidrag och täckningsgrad. Resultat kan exporteras i flera format för vidare användning.
Startsidor kan anpassas med olika typer av dashboards. Informationen kan visas genom diagram, mätare, text och bilder beroende på vilken överblick användaren behöver. Funktioner för uppföljning gör det också möjligt att spåra information och transaktioner i offerter, order, kassa, inköp och statistik. Orderstatus ger en samlad bild av var olika order befinner sig i flödet.
Ett molnbaserat affärssystem för butiker, kedjor, grossister och webbhandel behöver kunna hantera skillnaderna mellan verksamheterna utan att förlora den gemensamma strukturen. iFenix kombinerar därför kassa, e-handel, lager, inköp, försäljning, ekonomi och beslutsstöd i en integrerad lösning. Genom realtidsdata och funktioner för både central styrning och lokal användning kan systemet följa affären från produktinformation och kundkontakt till leverans och bokföring.